Stop met onnodig verspillen van zorggeld door verkeerde ICT-keuzes

Bij veel zorginstellingen lekt een kraan: hun ICT. Druppelsgewijs lekt er geld weg. Naar de zakken van ICT-leveranciers. Het vervelende? Niemand heeft het door. Want je ziet het niet. Je hoort het niet druppen.

Zonder het te beseffen verspillen zorgorganisaties zo soms tonnen aan zorgbudget.

Als eindverantwoordelijke is het aan de zorgbestuurder om dat te stoppen. Niet ingrijpen is een duur geintje. Maar wanneer ontstaat een lekkende ICT-kraan? En wat kun je ertegen doen? In dit artikel gaan we op zoek naar antwoorden.

Maandelijks € 15.000,- door het afvoerputje

Zo schrok ik me een tijd terug een hoedje toen ik bij een zorginstelling de softwarelicenties onder de loep nam. Voor een softwareapplicatie was een licentie afgesloten voor 5.000 gebruikers. Maar wat bleek? Slechts 200 medewerkers maakten werkelijk gebruik van de software. Een licentie voor 200 medewerkers zou dus volstaan.

Hierdoor lekte maandelijks € 15.000,- ongebruikt weg. Nu kan je van tevoren niet alles weten. En soms lopen zaken wel eens anders dan vooraf gepland. Maar niets doen en de kraan laten druppen is niet de oplossing.

Oorzaken lekkende ICT-kraan

Een lekkende ICT-kraan kan op veel manieren ontstaan. De belangrijkste oorzaken zijn terug te voeren op vijf tekortkomingen:

1. Verouderde systemen

Het lijkt misschien slim om vervanging van ICT-systemen uit te stellen en te bezuinigen op automatisering. Maar het tegendeel is waar. Het kost je elke dag geld, want het belemmert zorgprofessionals om efficiënter te werken.

2. Gebrekkig ICT-onderhoud

Om de zorg betaalbaar te houden, moeten zorginstellingen mee in de digitale transformatie. Gebrekkig onderhoud remt die digitale transformatie.

De prijs van bezuinigen op ICT-onderhoud valt vaak hoger uit dan het onderhouden. Software updates zijn doorgaans cumulatief. Dat wil zeggen dat ze voortbouwen op de vorige versie. Loopt een systeem te veel updates achter, dan raak je steeds verder van huis.

3. Gebrekkige cybersecurity

De zorg is helaas niet immuun voor cybercriminaliteit. Zolang beveiligingsincidenten uitblijven – fingers crossed – lekt de kraan weliswaar niet. Maar als de boel barst, is de schade niet te overzien.

Wet- en regelgeving bepaalt dat je als zorgorganisatie in een bepaalde mate beveiligd dient te zijn. Waaronder AVG, NEN7510 en binnenkort NIS2. Als je ICT-omgeving door veroudering niet kan voldoen aan de gewenste standaard, dan moet je een enorme inhaalslag maken.

4. Gebrek aan ICT-kennis

Veel geldverspilling komt voort uit een te kort aan mensen met ICT-kennis. Als zorgbestuurder ben je eindverantwoordelijk. Maar hoe weet je nu wat je ICT-behoefte is als je (organisatie) zelf niet de kennis in huis heeft?

Blind varen op leveranciers? De kans is groot dat je zaken aanschaft waarmee je niet optimaal geholpen bent. Zonde van je geld.

5. Gebrek aan commerciële weerbaarheid

Gebrek aan commerciële vaardigheden aan de inkooptafel heeft een grote prijs. Even niet opletten en je tekent een contract dat je onnodig op kosten jaagt. Vendor lock-in, technology lock-in en prijsindexeringen zijn bekende commerciële trucjes waardoor jaar in, jaar uit geld weglekt. 

Maar denk ook aan afrekenmodellen die allesbehalve gunstig zijn. Zo kom ik SaaS-contracten tegen waarbij wordt afgerekend per XX minuten ingelogde tijd per gebruiker. Dan gaat het hard met die lekkende kraan. Want laten mensen de computer aanstaan als ze even gaan lunchen? De gebruiksmeter loopt gewoon door.

Lekken opsporen en dichten

Hoe weet je nu of bij jouw zorginstelling de ICT-kraan lekt? Daarvoor zul je op onderzoek uit moeten. Een goed begin is een ICT-leveranciers Scan. Zo’n scan legt alle zwakke plekken bloot in je ICT-ecosysteem. Waar je dubbel betaalt door overlappende contracten. Of waar je jezelf commercieel met de rug tegen de muur hebt laten zetten en je geen onderhandelingspositie meer hebt.

Daarnaast is het zaak om al je ICT-contracten eens goed tegen het licht te houden. Waar heb je in het verleden nu echt voor getekend? Waar zitten er addertjes onder het gras? Over welke onderdelen moet je het gesprek met de leverancier opnieuw aangaan? Als jij er niet over begint (en netjes blijft betalen), dan zal de leverancier dit zeker niet uit zichzelf doen.

En vergeet ook je hardware niet. Inventariseer al je assets en beoordeel welke onderdelen hoognodig toe zijn aan vervanging of een upgrade. Kijk ook welke overtollige hardware en software nog geld opleveren als je ze verkoopt of inruilt.

Heb je alles in kaart gebracht? Dan is het zaak om de lekken en zwakke plekken aan te pakken.

Hulp nodig?

Zo simpel als de oplossing hierboven klinkt is het natuurlijk niet. Het proces van opsporen en repareren vraagt om behoorlijk was expertise en ervaring. Met Lime Yellow haal je die zaken in huis. Schroom niet om onze hulp in te roepen. Die kraan stopt niet vanzelf met lekken.

***

Raymon Busser

ICT-inkoopbegeleider & managing partner Lime Yellow