Dealregistratie. Als zorgbestuurder heb je er misschien nog nooit van gehoord. Wat niet vreemd is. Want het speelt zich af achter de schermen bij ICT-partijen. Maar als ICT-inkoper zou je het fenomeen moeten kennen. En het zou je alert moeten maken.

Want zodra dealregistraties in het spel zijn, liggen oneerlijke concurrentie en verkeerde ICT-keuzes op de loer.

In dit artikel lees je:

• Wat dealregistratie inhoudt
• Waarom dealregistratie leidt tot oneerlijke concurrentie
• Tips om slim om te gaan met dealregistratie

Wat is dealregistratie?

Dealregistratie is het proces waarbij een ICT-leverancier een potentiële deal of verkoopkans registreert bij de fabrikant. In ruil krijgt de ICT-leverancier korting, soms wel 10 tot 15%. Het is een fenomeen dat we hoofdzakelijk tegenkomen in de software-industrie. Met name in situaties waarbij kennis en inspanning van de ICT-leverancier nodig is om het product aan te bieden. Of bij nieuwe/onbekende producten.

Voor een fabrikant is dealregistratie een manier om een ICT-leverancier te belonen voor geleverde inspanningen. Bij ICT is vaak sprake van consultative selling. Dat wil zeggen dat er advies en kennisoverdracht aan een verkoop voorafgaat.

Waarom dealregistratie leidt tot oneerlijke concurrentie

Als inkopende partij ben je gebaat bij eerlijke concurrentie tussen verschillende aanbieders. Dealregistratie staat dit in de weg. De leverancier die als eerste aan tafel zit bij een zorgorganisatie heeft namelijk een belangrijk voordeel. Hij kan als eerste een oplossing van een bepaald merk adviseren en bij de betreffende fabrikant een dealregistratie indienen.

Andere leveranciers kunnen die potentiële deal niet meer registreren. Zij krijgen dus niet de gunstige inkoopcondities, die de eerste leverancier wel krijgt. Waardoor ze nooit op prijs kunnen winnen. 

Niet doen: alleen op prijs selecteren

De eerste tip die ik wil meegeven: selecteer niet alleen op prijs. Uiteraard wil je niet te veel betalen. De financiële mogelijkheden in de zorg zijn beperkt. Maar alleen de prijs leidend maken, is te makkelijk gedacht.

De leverancier met de laagste prijs is niet automatisch de beste keuze. Bij ICT gaat het vaak om een combinatie van product en dienstverlening. 

De meeste ICT-producten in de markt functioneren in de basis prima. Wat wel verschil maakt is de dienstverlening en het kennisniveau van de leverancier. Want ICT leveren is heel wat anders dan ICT adviseren of implementeren.

Toch zien we bij veel inkooptrajecten dat de focus nagenoeg volledig ligt op de prijs. Het gebrek aan ICT-kennis is daar mede debet aan. Veel zorginstellingen hebben simpelweg niet de inhoudelijk kennis en ervaring om te oordelen welke kwalitatieve eisen belangrijk zijn. Selecteren op de laagste prijs kan echter iedereen.

Niet doen: hetzelfde product bij verschillende leveranciers aanvragen

Bij drie verschillende leveranciers offertes aanvragen voor exact hetzelfde ICT-product is tactisch niet slim. Want besef: de inkoopprijs voor de leverancier wordt aan de fabrikant gevraagd (‘special bid’ of ‘price exeption’). Jouw aanvraag komt drie keer bij dezelfde fabrikant terecht. Op dat moment weet die fabrikant dat jouw zorginstelling zijn product wil aanschaffen.

De prikkel om een concurrerend aanbod neer te leggen verdwijnt als sneeuw voor de zon. Sterker nog, je verleidt de fabrikant onbedoeld om de prijs zo hoog mogelijk te maken.

Alleen die ene leverancier die de dealregistratie heeft geclaimd kan extra korting tegemoetzien. De andere leveranciers waarmee je praat, krijgen niet de beste prijs van de fabrikant. En jij dus ook niet.

Wel doen: verschillende oplossingen bij verschillende leveranciers aanvragen

Wil je concurrerende prijzen? Vraag offertes aan bij verschillende leveranciers die oplossingen van verschillende fabrikanten bieden.

Bedenk daarbij van tevoren een paar dingen:

• Is dit een leverancier met de juiste expertise en dienstverlening?
• Is er een goede match tussen leverancier en fabrikant? Dus kan die leverancier een goede prijs krijgen bij de fabrikant?

Speel open kaart en communiceer dat je ook kijkt naar oplossingen van andere fabrikanten. Hierdoor voelen leveranciers en fabrikanten de concurrentie en krijg je voorstellen die ook echt concurrerend zijn.

Wel doen: onderhandelen over de dealregistratie

Of een leverancier achter de schermen een dealregistratie heeft ingediend valt niet te controleren. Het gebeurt ook niet altijd.

Maar als wij bij Lime Yellow vermoeden dat een dealregistratie in het spel is, gaan we het gesprek aan met de leverancier om er een betere deal uit te halen. Want officieel is de dealregistratie dan wel een vergoeding voor de ICT-leverancier. Uiteindelijk is het de eindafnemer die de rekening betaalt. En is de fabrikant de lachende derde.

Onze inzet is dan ook dat een deel van die vergoeding doorvloeit naar jou als klant.

Makkelijker gezegd dan gedaan

Tot slot een disclaimer. Dealregistraties zijn niet het enige spelletje dat achter de schermen gespeeld wordt. En de tips in dit artikel zijn makkelijker gezegd dan gedaan. Het vereist veel marktkennis, ervaring en commerciële vaardigheden om als eindklant zowel de beste keuze te maken als de beste deal te krijgen.

Laat nu juist in de zorg die kennis en ervaring vaak ontbreken. Lime Yellow lost dit voor je op. Daarom is dit misschien wel de beste tip: betrek ons vanaf het begin bij het inkooptraject. Dus vanaf de oriëntatie en niet pas op het moment dat je gaat selecteren en contracteren. Want het spel begint al bij het allereerste contact met een leverancier.

Wil je hier meer over weten? Neem dan contact op met Raymon Busser. Stuur een mail naar raymon@limeyellow.nl of bel 026 206 21 70.