ICT is een dossier waar bijna elk bestuur in de langdurige zorg zich op verkijkt. Vaak wordt gedacht: “We hebben ICT uitbesteed, dus we zijn ontzorgd.” Maar dat is een gevaarlijke aanname.
ICT uitbesteden vraagt namelijk om stevige regievoering. En dat is zelden het geval. De reden? Voor de meeste zorgorganisaties is ICT is een regelrechte blackbox. Je bent in wezen onbewust onbekwaam op dit vakgebied.
En dat mag je gerust als zorgwekkend bestempelen, want er staat veel op het spel. Ben je bestuurder in de langdurige zorg? Dan is dit artikel speciaal voor jou. Zie het als een reality check.
Je ontdekt o.a.:
- Het grote misverstand over ICT uitbesteden.
- Waarom je als zorgbestuurder niet mag accepteren dat ICT een blackbox is.
- Hoe ICT uitbesteden leidt tot schijnveiligheid, afhankelijkheid en onvoorspelbare kosten.
- Wat je kunt doen om weer in control te komen.
Het grote misverstand over ICT uitbesteden
ICT uitbesteden betekent niet dat je geen eigenaar meer bent. Technische implementatie, dagelijks beheer en specifieke expertise die je niet in huis hebt, kun je uitbesteden. De uitvoering dus.
Verantwoordelijkheid kun je niet uitbesteden. Als bestuurder blijf je eindverantwoordelijk en ben je zelfs juridisch aansprakelijk; bijvoorbeeld voor incidenten zoals een hack of datalek. Ook als dit gebeurt bij – of door toedoen van – je ICT-leverancier.
Wanneer ICT een blackbox is, zit je als bestuurder dus in een spagaat: wel eindverantwoordelijk zijn voor de zorgcontinuïteit, maar geen grip hebben op de digitale fundamenten waar de zorg tegenwoordig volledig op rust.
Toch zien we in de praktijk dat bestuurders:
- Voorstellen accorderen zonder ze echt te kunnen toetsen.
- Blind vertrouwen op het advies van de leverancier zonder de juiste tegenvragen.
- Geen compleet overzicht hebben van systemen, koppelingen en afhankelijkheden.
- Niet precies weten waar risico’s zitten.
Waarom je niet mag accepteren dat ICT een blackbox is
Als zorgbestuurder hoef je geen ICT-expert te zijn. Maar je moet wél in control zijn. Niet alleen vanwege je hoofdelijke aansprakelijkheid. Ook omdat het gaat om de kwaliteit, continuïteit en toekomstbestendigheid van je organisatie en zorgverlening.
De rol van ICT is daarin steeds noodzakelijker geworden, maar ook steeds complexer en duurder. Nu al zijn compacte zorgorganisaties gemiddeld 5 tot 8 procent van de omzet kwijt aan ICT. Dat percentage kan in de toekomst zelfs oplopen,
Daarom is het zaak dat je ICT-voorstellen functioneel, technisch en financieel op waarde weet te schatten en kritisch kunt bevragen. Enkel sturen op de grove lijnen is niet genoeg.
Hoe ICT uitbesteden leidt tot schijnveiligheid, afhankelijkheid en onvoorspelbare kosten
ICT uitbesteden is andere koek dan het uitbesteden van ramen lappen. De technische complexiteit, compliance vereisten en verwevenheid met zorgprocessen maken dat ICT uitbesteden vraagt om professionele aansturing.
In de praktijk wordt hier echter te licht over gedacht. De complexiteit van ICT vaak wordt onderschat, terwijl de adviezen, oplossingen en toewijding van ‘experts’ worden overschat. Juist die houding en onwetendheid leiden tot schijnveiligheid, afhankelijkheid en onvoorspelbare kosten.
Sturen op vertrouwen in plaats van op inhoud
Schijnveiligheid ontstaat onder andere doordat op blind vertrouwen wordt gestuurd in plaats van op inhoud. De leverancier met het mooiste verhaal wint, zonder dat je het feitelijk kunt beoordelen.
Zolang er geen incident of verandering is, blijven risico’s onzichtbaar en lijkt er weinig aan de hand. Totdat je aan de slag wilt met zorgtechnologie, spraakgestuurd rapporteren of andere innovatieve oplossingen op basis van ICT.
Dan blijkt vaak dat wensen en bijbehorende noodzakelijke veranderingen niet zo makkelijk uitvoerbaar zijn. De tekortkomingen van je huidige ICT-landschap komen dan naar boven wat resulteert in gebrekkige, langdurige en kostbare projecten.
In plaats van verlichting te brengen, wordt ICT een hoofdpijndossier.
Leveranciers bepalen impliciet de koers
Als je inhoudelijk te onwetend bent en een heldere vraagarticulatie ontbreekt, gaat de leverancier bepalen wat ‘nodig’ is, inclusief planning, prioriteiten en oplossing. Dat maakt je afhankelijk.
Vooropgesteld: natuurlijk denken ICT-leveranciers met je mee. Er zijn zeker ook partijen die goede oplossingen bieden en de specifieke behoeften van de langdurige zorg begrijpen. Alleen: ze hebben allemaal hun beperkingen en het blijven commerciële bedrijven.
Dat laatste wordt vaak vergeten. Negen op de tien leveranciers sturen de vraag richting hún ICT-oplossing in plaats van dat ze uitgaan van jouw functionele behoeften. Ze presenteren bijvoorbeeld een prachtige business case, maar vertellen er niet bij dat bijvoorbeeld je infrastructuur eerst een dure upgrade nodig heeft. Of ze gebruiken vakjargon, soms zelfs als ze het zelf niet snappen. Zo ontstaat mist. En waar mist is, is marge.
Voor je het weet, krijg je te maken met allerlei extra kosten, betaal je te veel zonder het zelf te weten, zit je vast aan een te duur contract of kun je geen kant op door een technische lock-in.
Als ICT een Blackbox is, stuur je niet meer op je eigen visie. Je stuurt op wat de leverancier toevallig aanbiedt of begrijpt. Het grootste risico dat je hierdoor loopt? Dat je de regie verliest op de zorgcontinuïteit. Er ontstaat bestuurlijke onmacht.
Ad hoc beleid in plaats van strategisch investeren
De blackbox leidt ook tot een versnipperd ICT-beleid. Leveranciers voegen allemaal iets toe aan de ICT-puzzel. Maar wie voert de regie? Wie heeft het totaaloverzicht? Wie ziet erop toe dat je zorgvisie wordt vertaald naar een passende, betaalbare ICT-strategie?
Zonder inzicht in je ICT-landschap weet je niet waar de echte knelpunten zitten en welke investeringen prioriteit hebben. Je kunt geen samenhangend, toekomstbestendig ICT-beleid ontwikkelen en bijpassende roadmap maken. Keuzes kun je niet financieel onderbouwen.
ICT uitbesteden: hoe dan wel?
Het begint met het besef dat ICT uitbesteden je niet automatisch ontzorgt. Je zult eerst de stap van onbewust onbekwaam naar bewust onbekwaam moeten zetten door de feiten en risico’s te kennen. Hopen, geloven of denken dat je het goed geregeld hebt, is niet voldoende. Je moet het zeker weten.
De eerste stap is daarom inzicht creëren. Antwoord krijgen op vragen als:
- Wat hebben we precies in huis?
- Hoe veilig en compliant zijn we (AVG, NEN7510, NIS2)?
- Zijn er goede afspraken voor calamiteiten en continuïteit?
- Hebben we de juiste leveranciers, contracten en SLA’s?
- Welke ICT-investeringen zijn écht nodig en welke niet?
- Werken onze systemen goed samen met onze zorgprocessen?
- Waar ervaren medewerkers en cliënten knelpunten?
- Hoe toekomstbestendig is onze ICT-omgeving?
Bij Lime Yellow halen we die antwoorden boven water middels een ICT-GAP-analyse. Daarmee openen we de blackbox. Je krijgt een helder beeld van waar je nu staat (IST), waar je naartoe wilt (SOLL) en welke kloof (GAP) er te dichten is.
De missing link: ICT-regievoering
De volgende stap is regievoering. En dat is precies wat ontbreekt in veel zorgorganisaties: professionele aansturing.
Wat je nodig hebt is een onafhankelijke ICT-regisseur die zowel de eigen organisatie als leveranciers aanstuurt. Iemand die de brug slaat tussen de eigen behoeften (demand management) en de oplossingen in de markt (supply management).
Lime Yellow biedt deze dienst aan onder de noemer ICT-regie2. We helpen je zorgorganisatie met de vraagarticulatie, met prioriteiten bepalen en compliance borgen. Je zorgvisie vertalen we naar een werkbare, toekomstbestendige ICT-strategie.
Tegelijk sturen we leveranciers en specialisten aan, bewaken we contracten en zorgen we dat afspraken worden nagekomen.
ICT-regie2 werkt omdat het zorgorganisaties weer in control brengt. Leveranciers blijven belangrijk. Maar ze opereren binnen kaders die jij bepaalt.
Tot slot
Wil je weten hoe jouw ICT-landschap er écht voor staat en waar je onbewust risico loopt? Ben je benieuwd hoe ICT-regie2 werkt voor jouw zorgorganisatie? Vraag de ‘ICT-wegwijzer voor zorgorganisaties’ aan. Of neem contact op voor een kennismaking en vrijblijvend adviesgesprek.