De Rozelaar is een zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking. Vanuit meerdere locaties biedt de organisatie begeleiding, behandeling en ondersteuning in het dagelijks leven.
Om de zorgkwaliteit te waarborgen en processen te verbeteren was de Rozelaar een groot ICT-veranderproject gestart. Er werden onder andere een nieuw zorgdomoticaplatform en een modern telefoniesysteem aangeschaft. De implementatie wilde echter maar niet vlotten.
Met hulp van Lime Yellow kwam daar verandering in. Bestuurder Jan-Henk Janssen: “Eindelijk maken we weer meters en zijn we waar we willen zijn.”
De aanleiding: stagnatie, geen grip, geen tijd
De directe aanleiding voor de samenwerking met Lime Yellow was een capaciteitsprobleem, dat ontstond na het vertrek van de controller. Zij was niet alleen verantwoordelijk voor de financiën, maar ook voor de ICT-aansturing. Als bestuurder met ICT-affiniteit nam Janssen die aansturing noodgedwongen over.
“Ik besefte echter al snel dat het rechttrekken van het ICT-veranderproject me te veel tijd ging kosten, naast mijn andere bestuurlijke verantwoordelijkheden.”
Tegelijk bleek het verandertraject complexer dan vooraf gedacht.
“Het zorgplatform dat we hadden aangeschaft vroeg veel meer van onze basisinfrastructuur dan we dachten. Denk aan internet beschikbaarheid, wifi bereikbaarheid, veilige mobiele devices, etc. De basis was gewoon niet op orde.”
Het gevolg? Het project rondom zorgdomotica viel stil en Janssen worstelde ermee hoe hij dat weer in beweging kon krijgen.
Wel leveranciers, geen controle
Wat het extra lastig maakte, was de afhankelijkheid van leveranciers.
“Ik had geen grip op de service provider die onze infrastructuur verzorgde,“ zegt Janssen. “Ik had destijds niet het gevoel dat zij onze transitie voldoende konden ondersteunen.”
Er waren afspraken, maar het lukte onvoldoende om daar grip op te houden. Intern ontbrak de tijd en kennis om daar effectief op te sturen.
Bewuste keuze voor ICT-regie²
Voor Janssen was duidelijk dat de Rozelaar zich moest versterken op ICT-gebied. Zelf iemand aannemen lag niet voor de hand. “Daarvoor zijn we te klein. Bovendien heb je een soort ICT-generalist nodig die de taal van de zorg spreekt. Vind zo iemand maar eens.”
Janssen koos daarom bewust voor een andere route: ICT-regie² van Lime Yellow. Geen losse adviseur en ook geen interne uitbreiding, maar structurele regie en expertise van buitenaf.
“Het idee van ICT-regievoering as a service vond ik direct interessant. Het leek me een efficiënte manier om de boel weer aan de praat te krijgen. Voor het bedrag dat ik maandelijks kwijt ben aan ICT-regie, kan ik nooit iemand vinden met een vergelijkbare breedte aan expertises. In termen van value for money is dit gewoon een heel aantrekkelijke deal.
Inzicht en overzicht
De eerste stap was inzicht en overzicht krijgen.
“Ik had een bepaalde inhoudelijke visie en wist waar ik heen wilde,” vertelt Janssen. “Dat was het vertrekpunt voor Lime Yellow.”
Er werd gekeken naar de bestaande situatie. Waar staan we nu precies? Wat is er al ingekocht? Wat werkt wel en wat niet? En wat is er nodig om de plannen daadwerkelijk te realiseren?
De analyse leidde tot een helder beeld van de situatie. Niet alleen technisch, maar ook organisatorisch en contractueel. Die helderheid gaf houvast om goed onderbouwde keuzes te maken en om leveranciers gerichter aan te sturen.
Leveranciers weer laten leveren
Een belangrijk keerpunt zat in de manier waarop leveranciers werden aangestuurd. Waar eerder veel werd geaccepteerd, kwam nu duidelijke sturing.
Janssen: “Voor onze service provider was dat een leermoment, denk ik. Lime Yellow kent de vakstandaarden en heeft hen daarop aangesproken. Ze komen echt op voor de belangen van de Rozelaar en laten zich niet de kaas van het brood eten. Overigens zonder de samenwerking met de leverancier te willen verstoren,” voegt Janssen eraan toe. “Ze zijn scherp op de inhoud, niet op de relatie.”
Toch leverde dat in het begin spanning op.
“Ze vonden die kritische houding lastig. Dat waren ze niet gewend van de Rozelaar. Misschien waren ze kritische tegengeluiden überhaupt niet gewend. Maar het heeft effect gehad, want nu leveren ze wat we hadden afgesproken.”
“Het mooie? Ik kreeg later van die provider terug: dit was goed voor ons, dit hadden we nodig. Nou, dat vond ik een groot compliment voor Lime Yellow.”
Grip op kosten en contracten
Naast de inhoudelijke voortgang ontstond er ook meer grip op de zakelijke kant. “Langzamerhand krijgen we meer grip op kosten,” zegt Janssen. Lime Yellow zit daar bovenop. We weten nu dat we niet betalen voor zaken die we niet nodig hebben of niet geleverd zijn.”
Vloeiende samenwerking
Gevraagd naar de samenwerking tot nu toe, antwoordt Janssen gedecideerd: “Vloeiend. Ik huur Lime Yellow voor 8 uur in de week in, maar zo voelt het niet. Ze zijn alom aanwezig en continu voor mij beschikbaar. Als ik mail of bel heb ik snel antwoord. Hierdoor voelt het alsof ik een fulltimer in dienst heb.”
“Wat ik als een pluspunt zie, is dat ze de zorg door en door kennen. En dat bedoel ik de care sector waarin wij actief zijn. Ze weten wat in onze markt de standaard is, wat werkt en volgen ook nieuwe ontwikkelingen.”
Over ontwikkelingen gesproken…
Van stilstand naar beweging
Van stilstand is geen sprake meer. “Het afgelopen half jaar heb ik gezien dat de boel weer in beweging is. Op de eerste locaties is de basis infrastructuur inmiddels op orde gemaakt en zijn de implementaties daadwerkelijk afgerond,” constateert Janssen tevreden.
“Ik heb weer grip, een duidelijke roadmap en maak de meters die ik wilde maken. We kunnen eindelijk dóór.”