ICT contractmanagement is geen overbodige luxe in de zorg. Niet alleen bij ziekenhuizen, maar ook in bijvoorbeeld de VVT (verpleging, verzorging en thuiszorg)zien we het aantal afgesloten lCT-contracten in rap tempo toenemen. Zorginstellingen met meer dan 500 verschillende ICT-contracten in beheer, zijn geen uitzondering.

De hoeveelheid ICT-contracten is echter niet de enige  reden waarom een ICT contractmanager vandaag de dag onmisbaar is in de zorg. De volgende redenen zijn minstens zo belangrijk.

ICT contractmanagement houdt ICT beheersbaar

Zorgorganisaties zijn voor hun functioneren steeds meer afhankelijk van ICT. En die ICT wordt steeds complexer en duurder. Gevolg? Ook het managen van je ICT wordt steeds complexer en duurder.

Een van de oorzaken is dat software en managed services steeds meer met elkaar verweven zijn. Net als bij een kaartenhuis kun je er niet zonder gevolgen een onderdeel uithalen. Treedt ergens een probleem op? Dan heb je al snel ook op andere plekken een probleem.

Afdekken financiële risico’s
Het belang van de juiste, goed werkende hardware en software neemt dus toe. Als er iets mis mee gaat, dan kost dat vaak direct veel geld. Hoe dek je dat risico financieel af in je contract?

Hier ligt een belangrijke taak voor de ICT contractmanager. Een ICT contractmanager met verstand van zaken zorgt dat de kosten, complexiteit en belangen van ICT beheersbaar blijven. Maar dat niet alleen…

Een contractmanager houdt grip op ICT-leveranciers

De afhankelijkheid van ICT geeft ICT-leveranciers een sterke positie. Daarom is het belangrijk dat je de belangen van jouw zorgorganisatie goed borgt in de contracten en SLA’s die je afsluit. Het managen van deze contracten is inmiddels al een noodzaak geworden.

Wendbaarheid waarborgen
Een van die belangen is dat je wendbaar blijft. Een contract mag geen blok aan het been worden. Vastzitten aan een leverancier die niet – of niet langer – de kwaliteit levert die je hebt afgesproken? Dat is het laatste wat je wil. Daarom is het goed om in een contract KPI’s op te nemen waarop je kan sturen. Inclusief vooraf gemaakte afspraken over een exitregeling. Een contract heeft tenslotte een begin en een afgesproken eind.

Ook vendor lock-ins wil je voorkomen. Een contractmanager is daar alert op. Vendor lock-in maakt je afhankelijk van een leverancier, omdat je niet zomaar kunt wisselen van leverancier zonder aanzienlijke overstapkosten.  Als zorgorganisatie wil je juist kunnen inspelen op ontwikkelingen en daarvoor moet je wendbaar blijven.

SaaS-contract
Extra punt van aandacht zijn SaaS-overeenkomsten. Daar zitten ontzettend veel haken en ogen aan, zowel financieel als juridisch. De meeste zorginstellingen zijn daar niet op voorbereid. Ze kennen de terminologie onvoldoende en zien de risico’s niet van het contract dat de SaaS-leveranciers ze voorlegt.

Maar vergis je niet. Ga er gerust vanuit dat een standaard SaaS-contract volledig is toegeschreven naar de leverancier. Ook hier biedt de ICT contractmanager toegevoegde waarde in goede samenwerking met ICT inkoop en juridische zaken. Hij weet waarop hij moet letten, begrijpt waarover het gaat en kent de afspraken.

De ICT contractmanager: gesprekspartner en spin in het web

Goede communicatie maakt het verschil. En daarin schuilt een andere belangrijke rol van de ICT contractmanager. Namelijk die van gesprekspartner. Als spin in het web vormt de contractmanager de spreekbuis tussen opdrachtgever en leveranciers. Ook is hij de verbindingsofficier die de belangen van ICT, juridische zaken en de interne klant bij elkaar brengt.

De contractmanager is integraal verantwoordelijk voor het resultaat van het contract en voor de tevredenheid daarvan voor alle betrokkenen. Het managen van de leveranciersrelatie, de risico’s, de dienstverlening, de financiën en de verplichtingen en verwachtingen: het ligt allemaal op het bordje van de contractmanager.

ICT contractmanagement is dus een veelomvattend en essentieel onderdeel binnen zorgorganisaties vandaag de dag. Het is een dynamisch, maar vooral ook veeleisend vakgebied. Je moet welhaast een schaap met vijf poten zijn, wil je dit vak optimaal uitvoeren.

Ondersteuning bij ICT contractmanagement
Lime Yellow biedt zorgorganisaties ondersteuning bij ICT contractmanagement. Wij brengen meer dan 25 jaar aan verkoopervaring mee aan de inkooptafel. Bij kleinere zorgorganisaties vervullen we de taak van de contractmanager. Bij grotere instellingen ondersteunen we de bestaande contractmanager(s) en vormen we samen het schaap met de vijf poten.

Wil je hier meer over weten? Of heb je een andere vraag over ICT contractmanagement? Neem gerust contact met me op. Stuur een mail naar john@limeyellow.nl of bel 026 206 2170.
 

John Looij

ICT-inkoopbegeleider en managing partner Lime Yellow

Publicatie december 2022