De zorg vraagt om slimme ICT-oplossingen. Toch wordt ICT-inkoop vaak te laat betrokken, met alle gevolgen van dien: hoge kosten, contracten waar je nauwelijks grip op hebt en ICT-systemen die niet goed samenwerken. Het is tijd dat zorgorganisaties het belang van strategische ICT-inkoop beter inzien en ICT-inkopers eerder betrekken bij belangrijke keuzes.
Hoe komt het dat dit nu nog niet gebeurt? Waarom is het zo belangrijk dat dit verandert? En hoe kan strategische ICT-inkoop het verschil maken?
Het paard achter de wagen spannen
In de zorg wordt inkoop vaak gezien als degene die de prijs moet drukken en de contracten op orde moet krijgen. Afdelingen regelen zelf al van alles en pas als de meeste keuzes zijn gemaakt, komt de inkoper in beeld. Maar dat is het paard achter de wagen spannen.
Als de beslissing voor een product, dienst of leverancier al gemaakt is, dan valt er voor inkoop niets meer te onderhandelen. Leveranciers weten dat ze de order toch wel binnen hebben. Dus waarom zouden ze nog concessies doen?
Specialistische inkoop versus generieke inkoop
De meeste inkopers in de zorg zijn generalisten zonder specifieke kennis van ICT: tactische inkopers die zich voornamelijk richten op het managen van bestaande contracten. Inhoudelijke kennis ontbreekt, waardoor belangrijke vragen niet worden gesteld.
Kennisgebrek is geen probleem als het gaat om toiletpapier. Maar voor het inkopen van ICT-oplossingen is inhoudelijke kennis cruciaal. Dat wil zeggen: kennis van ICT én van de markt.
ICT is te complex, te duur en te belangrijk voor de kwaliteit en continuïteit van de zorgverlening om over te laten aan een generieke inkoper. Het gaat om strategische keuzes en die vragen om strategische ICT-inkoopvaardigheden.
Leveranciersmanagement: inhoudelijke ICT- en marktkennis zijn essentieel
Strategische ICT-inkopers weten precies welke vragen ze moeten stellen aan leveranciers. Ze weten hoe ICT-systemen in elkaar zitten en wat de gevolgen zijn van bepaalde keuzes.
Tegelijk kijken ze strategisch naar het leverancierslandschap. Welke partijen zijn geschikt? Hoe beïnvloedt dit andere deelgebieden van ICT? Marktkennis is essentieel om ervoor te zorgen dat de ICT-oplossingen en ICT-dienstverleners niet alleen nu, maar ook op de lange termijn bijdragen aan een betere, efficiëntere en betaalbare zorg.
Commerciële weerbaarheid
Naast ICT-kennis brengt een strategisch ICT-inkoper ook commerciële weerbaarheid mee aan tafel. In de zorgsector ontbreekt het daaraan vaak. En dat is een gemiste kans. Want goede onderhandelingsvaardigheden zorgen voor betere contracten, lagere kosten en efficiëntere samenwerkingen.
Bedenk dat een ICT-leverancier een commerciële partij is, bij wie het eigen commerciële belang voorop staat. Je praat met mensen die het commerciële spel als geen ander beheersen. En dat spel begint al tijdens het eerste contact dat je legt.
Hoe vaak heb ik ICT-ers in de zorg al niet horen zeggen: “Geld interesseert me niet.” Ik begrijp waarom ze dat zeggen. Ze bedoelen dat het niet hun taak is om over de kosten na te denken. Hun taak is problemen oplossen. Maar op het moment dat ze dit uitspreken bij een leverancier, maaien ze het gras voor de voeten van de inkoper weg, zonder dat ze het door hebben.
Weet je niet precies wat je nodig hebt? Stel je niet de juiste, kritische vragen? En zeg je dan ook nog eens dingen die je onderhandelingspositie verzwakken? Dan ga je geheid te veel betalen voor een product dat waarschijnlijk niet de beste oplossing is.
Overzicht houden
Een strategisch ICT-inkoper zorgt ook voor het broodnodige overzicht. ICT in de zorg is vaak complex, omdat alles met elkaar verbonden is. Het ICT-ecosysteem is als een kaartenhuis waarin je niet zomaar een onderdeel kan vervangen of toevoegen.
Neem zorgdomotica. Stel, je zoekt een leverancier om je verpleegoproepsysteem te vervangen. Dat wordt vaak gezien als een op zichzelf staand project. Maar een verpleegoproepsysteem werkt meestal op hetzelfde wifi-netwerk als andere toepassingen. Dat kan technische problemen geven en security issues. Wie zorgt dat alle software op de smartphones komt? En wie is verantwoordelijk als er zich problemen voordoen?
Kortom, elke nieuwe ICT-toepassing vraagt om gedetailleerd afstemming. En dat begint bij overzicht, weten wat er nodig is en weten wat je doet. Onze ICT-leveranciers Scan is speciaal ontworpen om dit overzicht je krijgen. We brengen je ICT-leverancierslandschap in kaart en leggen dat over je interne processen. Hierdoor zie je direct waar operationele ICT-riscio’sliggen en contractuele actie vereist is.
Samenwerken en conflictbeheer
Het is gebruikelijk om ICT-taken te outsourcen, vaak bij meerdere dienstverleners. Je wilt dat die in de operatie goed samenwerken. Maar als leveranciers te veel elkaars concurrent zijn, dan komt daarvan vaak niet veel terecht. Conflicten liggen al snel op de loer.
Een strategisch inkoper is hier alert op. De zorg heeft vaak moeite met het oplossen van conflicten. Zeker met leveranciers uit de harde commerciële wereld. Het is belangrijk dat iemand de leiding neemt die de commerciële dynamiek begrijpt en stevig in zijn schoenen staat.
Sparringpartner voor bestuur en management
Een strategisch ICT-inkoper kan ook als sparringpartner fungeren. Als het bestuur of management een aankoopbeslissing moet nemen, is er vaak behoefte aan onafhankelijk advies. Het gekleurde advies van ICT-leveranciers kan echter onbedoeld doorsijpelen via interne medewerkers, die vanuit hun eigen perspectief handelen en de weg van de minste weerstand prefereren.
Daarom is het belangrijk dat bestuurders ondersteund worden door een strategische inkoper die het grotere plaatje snapt en zorgt dat de belangen van de organisatie goed worden behartigd. Het gaat niet alleen om de inkoopafdeling, maar om de samenwerking tussen de organisatie, de IT-afdeling en inkoop. Die driehoeksverhouding moet goed geborgd worden.
Zeker in een sector waar de werkdruk hoog is en de focus vaak op de korte termijn ligt, is dit van grote waarde.
Conclusie
Het is tijd dat zorgorganisaties het belang inzien van strategische ICT-inkoop en eerder een in ICT gespecialiseerde inkoper betrekken bij belangrijke keuzes.
Je wilt als zorgorganisatie niet te veel betalen, zeker weten dat contracten eerlijk en goed in elkaar zitten en natuurlijk: zeker weten dat je de juiste ICT-oplossingen in huis haalt.
Dus heb je iemand nodig die weet welke ICT-oplossingen én marktpartijen goed samenwerken en welke niet. Zodat je keuzes maakt die de organisatie werkelijk verder helpen.
Betere deals, lagere kosten, systemen die naadloos samenwerken en strategische keuzes die de zorg vooruithelpen. Dat is de toegevoegde waarde van een strategisch ICT-inkoper.
En nu?
Resteert nog één vraag. Hoe kom je als zorgbestuurder aan een ervaren, strategisch ICT-inkoper? De oplossing is simpel: Lime Yellow inschakelen. Zorgorganisaties ondersteunen met strategische ICT-inkoopbegeleiding is onze core business.
Ben je benieuwd naar onze werkwijze, de mogelijkheden en de resultaten? Neem contact op met Raymon Busser. Stuur een mail naar raymon@limeyellow.nl of bel 026 206 21 70.