SaaS inkopen, je kan er niet meer omheen als zorgorganisatie. Het ICT-landschap in de zorg verSaaSt in rap tempo. Leveranciers van softwareapplicaties hebben SaaS, software as a service, vol overgave omarmd als hun nieuwe verdienmodel. En ze verkopen het als de heilige graal.  Vaak genoemde voordelen: geen hoge investering vooraf, betalen naar verbruik, altijd beschikbaar, veilig, eenvoudig uitbreidbaar, etc.

Maar pas op. Voor zorgorganisaties is SaaS inkopen een glibberig pad vol valkuilen. Aan een SaaS-overeenkomst zitten namelijk talloze haken en ogen. Dus kun je maar beter weten waarop je moet letten. In dit artikel bespreken we 6 belangrijke valkuilen.

1. Eigendomsrechten data
Door de verSaaSing staan je softwareapplicaties  niet langer centraal op één plek, maar versnipperd bij alle leveranciers. Datzelfde geldt voor jouw data. Ondanks die versnippering is alle software met elkaar verbonden. Data stroomt van server naar server. Wat betekent dat voor de eigendomsrechten van jouw data?

Zorg dat je contractueel afdwingt dat alle data van jou zijn. En dat de leverancier die beschikbaar stelt op het moment dat je weggaat of de leverancier bijvoorbeeld failliet gaat. Let wel: beschikbaar stellen op zo’n manier dat de data leesbaar en bruikbaar is voor jou. Anders heb je er nog niets aan.

2. Continuïteitsmanagement
Voorheen, toen je software nog op je eigen servers stond, was er geen onduidelijkheid over de vraag wie verantwoordelijk is voor de continuïteit van je ICT-systemen. Jijzelf. Op het moment dat je SaaS inkoopt, is dat een ander verhaal. De software is niet langer van jou. De datacenters waar die software staat, zijn evenmin van jou.

Dus wat als een SaaS-leverancier omvalt? Of het datacenter? Hoe zorg je dat jouw zorgorganisatie blijft beschikken over de functionaliteit en alle essentiële data, zodat cruciale processen kunnen blijven doorgaan? Als je daar geen goede afspraken over maakt, heb je een groot continuïteitsprobleem. De impact is enorm.

3. (Geen) exitregeling
Er komt een moment dat je wilt vertrekken bij een ICT-leverancier. Dat kan zijn aan het einde van de contractperiode. Maar het kan ook zijn dat je eerder wilt vertrekken, omdat de leverancier niet de gewenste kwaliteit levert of onderweg andere keuzes maakt dan vooraf was bedacht. Dat risico is altijd aanwezig.

Het is een valkuil om daar niet van tevoren afspraken over te maken. Een heldere exitregeling of vertrekregeling voorkomt dat je in een vechtscheiding belandt, waarbij de ICT-leverancier alles uit de kast haalt om nog zoveel mogelijk geld te verdienen aan het uitnutten van de contractuele afspraken.

In de overeenkomst  leg je vast onder welke omstandigheden je weg zou kunnen gaan en in de exitregeling hoe je eventuele vertrek op een nette manier wordt afgehandeld. Ook bijvoorbeeld de afkoopkosten en werkzaamheden horende bij vertrek leg je hierin vast.

4. Aansprakelijkheid
Dat je je leverancier aansprakelijk wilt kunnen stellen, mocht er wat misgaan, is een no-brainer. Hoe meer je zorgorganisatie afhankelijk is van ICT, hoe groter het risico op schade als er daadwerkelijk iets misgaat. In het geval van SaaS heeft jouw zorginstelling dit niet meer zelf in de hand. Je bent hierin afhankelijk van derden.

SaaS maakt de aansprakelijkheidsvraag bovendien complexer. Enerzijds staan je software en data verspreid bij verschillende leveranciers. Anderzijds zijn je software, infrastructuur en managed services steeds meer verweven met elkaar. Wie is waarvoor aansprakelijk en voor welk deel van de schade als er ergens iets fout gaat?

Laat je aansprakelijkheidsclausules daarom goed nakijken door een in ICT gespecialiseerde jurist.

5. Vendor lock-in en technology lock-in
Je wilt in control, flexibel en wendbaar blijven. Maar door de verSaaSing hebben ICT-leveranciers steeds meer de touwtjes in handen. Vendor lock-in en technology lock-in liggen op de loer.

Wees hier alert op en voorkom dat je een afkoopsom moet betalen of overstapkosten maakt als je wilt wisselen van leverancier. Zorg dat je weet waarvoor je tekent.

Hier ligt een belangrijke taak voor de contractmanager.

6. Prijsverhogingen en indexering
Prijsafspraken zijn vaak gemaakt op basis van de huidige technologie. Als software-eigenaar kan de leverancier echter te allen tijde updates doorvoeren. Wat betekent dat voor het contract?

Updates vormen niet alleen een technisch risico. (Werkt de software na een update nog wel even goed?) Ze vormen ook een financieel risico. Er zitten vaak commerciële trucjes in contracten. Door de software te veranderen kan een SaaS-leverancier een prijsverhoging gerechtvaardigd vinden. Extra functionaliteiten toevoegen lijkt een prijsaanpassing te rechtvaardigen, maar heb jij die extra functies eigenlijk wel nodig? En heb je erom gevraagd?

Indexering is eveneens een hot item. Nu de inflatie de pan uitrijst, gaat ook de indexering alle perken te buiten. Besef echter dat je altijd kunt onderhandelen voordat je een dergelijke verbintenis in je overeenkomst aangaat. Vraag niet alleen naar de kostenstijgingen, maar ook naar kostendalingen. Uiteindelijk heb je elkaar nodig. Commerciële weerbaarheid gaat je hierbij helpen.

Hulp bij SaaS inkopen in de zorg
De verSaaSing en alle andere ontwikkelingen in de ICT-markt zijn voor de meeste zorgorganisaties onmogelijk bij te benen. Daarmee groeit het risico dat de verkeerde keuzes worden gemaakt. Lime Yellow beperkt dat risico.

Als ICT-inkoopbegeleider voor de zorg maken wij jouw zorgorganisatie commercieel weerbaar. Wij kennen de ICT-markt, brengen jarenlange verkoopervaring mee aan de inkooptafel en gidsen je langs alle valkuilen, zodat je volledig in control blijft.

Benieuwd hoe we dat doen? Neem gerust contact met me op via raymon@limeyellow.nl of bel 026 206 2170.

Raymon Busser
ICT-inkoopbegeleider en managing partner Lime Yellow

Publicatie januari 2023