Hoe houden we de zorg betaalbaar en uitvoerbaar? Het is een vraag die de sector enorm bezighoudt. De schaarste aan personeel en de stijgende zorgvraag vragen om innovatieve oplossingen. Steeds vaker tuigen zorginstellingen daarom complete innovatieteams op.

Met name het gebrek aan ICT-kennis en commerciële handigheid binnen innovatieteams veroorzaakt echter al snel een spoor van innovatie-ellende. Waar gaat het mis? En hoe kun je je zorgorganisatie ertegen wapenen? In dit artikel lees je er meer over.

Digitaal als het kan

Zorgorganisaties zijn goed in zorg verlenen. Dat is hun kerntaak. Innoveren? Dat is een ander verhaal. Innovatie staat min of meer gedwongen op de agenda. Opgelegd door de overheid.

“Iedereen wil innoveren, maar niemand wil veranderen”

Neem het WOZO-programma voor de ouderenzorg. De insteek van dit programma Wonen, Ondersteuning en Zorg voor Ouderen luidt: zelf als het kan, thuis als het kan, digitaal als het kan.

En digitaal kan steeds meer. Beeldbellen met de wijkverpleegkundige. Een robotje dat de cliënt herinnert aan het innemen van medicatie. Een sensor die de verpleegkundige alarmeert als een bewoner gevallen is.

Het zijn mooie voorbeelden van hoe digitale technologie de zorg beter en efficiënter kan maken. Maar wat je aan de buitenkant niet ziet, zijn de ICT-technische, commerciële, financiële, organisatorische en juridische aspecten. Als die zaken niet op orde zijn, schiet je jezelf gegarandeerd in de voet.

En dat gebeurt sneller dan je denkt…

Samenstelling en mandaat innovatieteam

Innovatieteams in de zorg bestaan meestal uit mensen met een zorgachtergrond. Ze kijken met een zorgbril naar innovatie. De belangrijkste vraag die ze willen beantwoorden: welke innovaties in de markt maken onze zorgverlening beter, makkelijker en efficiënter?

Het zit niet in de aard van innovatieteams om te kijken naar beperkingen. Logisch. Bij innovatie gaat het vooral om wat wél kan. Dus daar gaan die teams onbevangen naar op zoek. Naar nieuwe oplossingen die soms nog niet eens bestaan. Vaak met torenhoge verwachtingen vanuit het bestuur.

Ze bezoeken beurzen, gaan in gesprek met leveranciers en dan gaat het mis…

Gekleurde verhalen

Innovatieteams hebben doorgaans beperkte ICT-kennis. Ook zijn ze niet commercieel vaardig, waardoor ze niet alert zijn op commerciële valkuilen. Daarin schuilt een gevaar, want het eerste contact is altijd met commerciële mensen. Professionals die getraind zijn om opdrachten binnen te halen, soms bijgestaan door technische mensen met inhoudelijke kennis.

De verhalen die ze vertellen, zijn per definitie gekleurd. Het risico dat je wordt lekker gemaakt met allerlei mooie verhalen is enorm. Voor je het weet, plant een leverancier een zaadje in de hoofden van het innovatieteam dat gaat groeien, waardoor er geen ruimte meer is voor andere opties.

Schaakmat

Wat innovatieteams niet beseffen: de commerciële kaarten worden al geschud op het moment dat je het eerste contact legt. De inkoper wordt achter de kar gespannen en staat al direct schaakmat.

Door de ‘commerciële onkunde’ van de innovatiecollega’s bestaat er nauwelijks nog onderhandelingsruimte.

Gebrekkige vraagarticulatie

Een verkeerde of onvolledige vraagarticulatie is een van de oorzaken. Door hun niet- commerciële en niet-ICT-technische achtergrond stellen innovatiemensen al snel de verkeerde vragen.

Leveranciers spelen daar soms op in door de vraag een bepaalde richting op te sturen. Zodat de vraag precies past bij het antwoord dat ze kunnen geven.

Belangrijke vragen worden niet gesteld. Voor welk probleem zoeken we een oplossing? Wat zijn alternatieve oplossingen? Betalen we wel een eerlijke prijs? Past het wel in ons ICT-landschap? Is de cybersecurity wel gewaarborgd? Interfereert het niet met andere technische en contractuele zaken? Wat zijn de ICT-juridische consequenties? Wat zijn de organisatorische consequenties? Et cetera.

Als je niet de juiste vragen stelt, krijg je verkeerde antwoorden.

Voorbeeld: slim incontinentiemateriaal

Je hebt tegenwoordig slim incontinentiemateriaal. Dat zijn luiers met een chip die detecteert of de luier nat of belast is. In principe een mooie innovatie. Zorgmedewerkers hoeven niet langer continu te controleren of iemand verschoond moet worden.

Wil je een dergelijke innovatie succesvol implementeren in je organisatie? Daar komt meer bij kijken dan je denkt.

Cybersecurity aspecten

De luierleverancier kan bijvoorbeeld ‘kastjes’ leveren, die moeten worden aangesloten op het netwerk. Op dat moment gaan bij ICT de alarmbellen al rinkelen. Want is het wel veilig? Zet je daarmee niet je hele netwerk open? Kan het überhaupt wel? Ondermijn je het cybersecuritybeleid niet?

Juridische aspecten

Je kan niet zomaar de partij omzeilen die verantwoordelijk is voor het netwerk en de beveiliging. Voor je het weet maak je afspraken die conflicteren met afspraken met andere partijen? Als de luierfabrikant kabels gaat prikken in het netwerk, wie draagt dan juridisch gezien de verantwoordelijkheid?

Technische aspecten

Ook moet je nadenken over andere technische aspecten. Waar komt het signaal binnen als een luier verwisseld moeten worden? Op een app? Hoe komt die app op de toestellen van medewerkers? Wie onderhoudt de app? Hoe log je in? Is dat veilig? Waar blijft de data?

Contractuele aspecten

Laat je je contractueel niet te veel ketenen? Vaak probeert een leverancier koppelverkoop toe te passen. Ben je bijvoorbeeld verplicht om ook regulier continentiemateriaal af te nemen bij de aanbieder van de slimme luiers? Wat staat er in het contract over meer of minder afname?

Wat als er een beter systeem op de markt komt? Soms verhinderen lopende contracten dat je een stap voorwaarts kunt zetten. In plaats van vooroplopen, loop je ineens achter.

Conclusie

Innovaties zijn hartstikke mooi, maar wees alert op uitglijders. Voordat je het weet, zet je iets in gang waar je spijt van krijgt. Het is van vitaal belang dat je al tijdens het eerste gesprek met een leverancier de juiste vragen stelt.

Zet daarom altijd iemand met stevige ICT-inkoopkennis en -ervaring in het innovatieteam of betrek al tijdens de oriëntatiefase een onafhankelijke partij als Lime Yellow. Een partij die niet alleen vanuit inkoopperspectief meekijkt, maar ook het belang van de ICT- afdeling en de organisatie als geheel beschermt.

Innovatie is bedoeld om problemen op te lossen, niet om nieuwe te veroorzaken. Een gewaarschuwd mens telt voor twee. Hopelijk draagt dit artikel daaraan bij.

Wil je hier meer over weten? Neem dan contact op met Raymon Busser. Stuur een mail naar raymon@limeyellow.nl of bel 026 206 21 70.